Nota de informare privind prelucrarea datelor personale

INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

În conformitate cu Regulamentul General al Uniunii Europene privind protecția datelor (Regulamentul UE 2016/679, ”GDPR”) care este aplicabil din 25 mai 2018, FUNDAȚIA ROMA EDUCATION FUND ROMANIA, cu sediul în București, strada Vaselor, nr. 60, etaj 3, sector 2, numită în cele ce urmează ”REF Romania” vă informează după cum urmează:

Pentru a face demersuri în vederea derulării programelor implementate de către REF Romania și în scopuri de marketing, datele dumneavoastră personale și ale copiilor dumneavoastră, inclusiv, dar fără a se limita la cele de pe copia actului de identitate sau de pe alte documente de identificare, după caz,  date privind nume, prenume, adresă, sex, cetățenia, data și locul nașterii, semnătura, originea etnică, telefon/fax, e-mail, imaginea dumneavoastră sau a copilului dumneavoastră, inclusiv alte date personale furnizate de dumneavoastră, în mod direct, prin formularele aplicate de REF Romania, prin angajații săi, prin mijloace mixte (pe suport de hârtie/în format electornic), vor fi colectate și prelucrate de către REF Romania.

În consecință, fără a avea la dispoziție datele dumneavoastră cu caracter personal necesare, REF Romania nu va putea să implementeze proiecte și, după caz, să deruleze activitățile specifice ale căror efecte se produc față de dumneavoastră sau de copiii dumneavoastră.

O eventuală prelucrare ulterioară în scopuri statistice se va face cu respectarea principiului reducerii la minim a datelor și, în măsura în care va fi posibil, se va exclude prelucrarea datelor cu caracter personal, presupunând date agregate, care nu sunt utilizate în sprijinul unor măsuri sau decizii privind o anumită persoană fizică.

I. Scopul prelucrării: Datele dumneavoastră cu caracter personal sunt culese și prelucrate de REF Romania pentru următoarele scopuri:

• Selectării și participării dumneavoastră în cadrul diverselor campanii, proiecte, activități derulate de REF Romania
• Marketing și scopuri statistice, în cazul în care vă exprimați consimțământul pentru acest scop;
• Implementării și derulării activităților specific proiectelor implementate de către REF Romania
• Completării diverselor formulare puse la dispoziția dumneavoastră de către Ref Romania
• Trasmiterii către instituții publice competente: Autoritatea de Management/Organismelor Intermediare, Ministerul Fondurilor Europene, etc,
• Îndeplinirii unor obligații legale și cerințe ale autorităților publice, în condițiile legii, conform reglementărilor privind finanțarea proiectelor din fonduri nerambursabile, a ghidurilor solicitantului;
• Operațiunilor financiar-contabile, prelucrarea datelor cu caracter personal pentru acordarea drepturilor ce revin membrilor grupului țintă din proiectele implementate, formulare ANAF, etc;
• Prelucrării datelor prevăzute de art. 9 alin. (1) din Regulamentul 2016/679, în scopul demonstrării intervențiilor stabilite prin liniile de finanțare, după caz.

II. Temeiul juridic: Prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în cadrul proiectului se face în baza:

• Implementării proiectelor, campaniilor, etc de către Ref Romania
• Consimțământului dumenavoastră conform Formularului de acord expres, în acest sens,
• Unor obligații legale

III. Transferul informațiilor. Informațiile și datele personale colectate, înregistrate și stocate de REF Romania sunt destinate utilizării interne de către acesta, însă unele dintre ele pot fi dezvăluite/comunicate/puse la dispoziție unor instituții publice, și autorităților de stat competente (inclusiv instanțe, autorități fiscale), precum și partenerilor noștri contractuali (parteneri în proiect, furnizori de servicii IT, consultanți, experți, societăți de arhivare, etc), împuterniciților noștrii, în conformitate cu prevederile legislației aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal și cu scopurile prelucrării.

IV. Retenția datelor. Datele dumneavoastră cu caracter personal colectate pentru scopurile menționate, vor fi reținute în baza de date a REF Romania, până la finalizarea Programelor de finanțare, în conformitate cu termenele prevăzute de legislația aflată în vigoare în domeniul finanțării proiectelor prin fonduri europene nerambursabile, la care se va adăuga perioada de timp în care datele sunt necesare pentru îndeplinirea de către REF Romania a obligațiilor rezultând din legislația și reglementările interne privitoare la stocare.

V. Drepturi. Începând cu 25 mai 2018 aveți următoarele Drepturi ce rezultă din Regulamentul UE privind protecția datelor cu caracter personal:

• dreptul de acces – puteți solicita accesul la datele dvs./copiilor dvs. cu caracter personal;
• dreptul de rectificare sau de actualizare – puteți solicita organizației să corecteze datele dvs./copiilor dvs. cu caracter personal care sunt inexacte sau incomplete;
• dreptul de ștergere – puteți solicita REF Romania să șteargă datele dvs./copiilor dvs. cu caracter personal în cazul în care se aplică unul dintre următoarele temeiuri:
• Atunci când datele cu caracter personal nu mai sunt necesare în legătură cu scopurile pentru care au fost colectate sau prelucrate,
• Vă retrageți consimțământul pe care se bazează prelucrarea și dacă nu există alt temei juridic pentru prelucrare,
• Vă opuneți procesului decizional automatizat și nu există temeiuri juridice întemeiate care să prevaleze pentru prelucrare sau vă opuneți prelucrării în scopuri de marketing direct,
• Datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal,
• Datele cu caracter personal trebuie să fie șterse pentru a respecta obligația legală în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern care se aplică organizației,
• Datele cu caracter personal au fost colectate în legatură cu activitățile informaționale ale organizației.
• dreptul de restricționare – puteți solicita REF Romania să restricționeze modul în care prelucrează datele dvs. cu caracter personal în cazul în care se aplică unul dintre urmatoarele:
• Contestați exactitatea datelor dvs./copiilor dvs. cu caracter personal, pentru o perioadă care să permită REF Romania să verifice exactitatea datelor dvs/copiilor dvs. cu caracter personal,
• Prelucrarea este ilegală și vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal și solicitați în schimb restricția de utilizare a acestora,
• REF Romania nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar ele sunt solicitate de dvs. pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în justiție,
• V-ați opus prelucrării în conformitate cu dreptul de a obiecta și procesului decizional automatizat, în așteptarea verificării dacă temeiurile legitime ale organizației prevalează asupra temeiurilor dvs.
• dreptul la portabilitate – puteți solicita REF Romania primirea datelor dvs./copiilor dvs. cu caracter personal într-un format structurat, utilizat în mod curent, prelucrabil automat sau, în măsura în care este posibil din punct de vedere tehnic,  să transfere datele dvs./copiilor dvs. cu caracter personal către o altă organizație;
• dreptul de a obține confirmarea cu privire la faptul că datele cu caracter personal referitoare la Dvs./copii dvs. sunt sau nu prelucrate și comunicate într-o formă inteligibilă;
• dreptul de a vă modifica sau retrage consimțământul. Acest drept se aplică numai dacă a fost colectat consimțământul dvs. – vă puteți retrage oricând consimțământul  pentru prelucrarea datelor dvs./a copiilor dvs. cu caracter personal pentru care v-ați dat consimțământul, fără a aduce atingere legalității consimțământului dat înainte de revocare;
• dreptul la opoziție – puteți să vă opuneți prelucrării datelor dvs./copiilor dvs. cu caracter personal care o privesc, cu excepția cazului în care REF Romania demonstrează că are motive legitime care justifică prelucrarea;
• dreptul de a vi se comunica orice rectificare sau ștergere sau restricționare a prelucrării;
• dreptul de a fi notificat în caz de încălcare a securității datelor;
• dreptul să depuneți plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Vă rugăm, în cazul în care, în vederea implementării proiectelor, derulării campaniilor, etc, ne transmiteți (și) datele cu caracter personal ale altei persoane, să comunicați prezenta Informare persoanei respective și să luați Acordul acesteia, în cazurile aplicabile.

Pentru orice solicitări pe care le puteți avea cu privire la exercitarea drepturilor menționate mai sus sau la retragerea consimțământului, precum și pentru a ne adresa orice întrebare privitoare la cele comunicate prin prezenta, puteți să contactați REF Romania la adresa de e-mail: privacy@romaeducationfund.ro, în atenția Responsabilului cu protecția datelor și/sau la adresa poștală menționată mai sus